Zapis stenograficzny

– posiedzenie Komisji Regulaminowej, Etyki i Spraw Senatorskich (51.)

w dniu 20 czerwca 2023 r.

Porządek obrad:

1. Rozpatrzenie sprawozdania z wydatków budżetowych biur senatorskich X kadencji Senatu RP za okres od 1 stycznia 2022 r. do 31 grudnia 2022 r.

(Początek posiedzenia o godzinie 16 minut 00)

(Posiedzeniu przewodniczy przewodniczący Sławomir Rybicki)

Przewodniczący Sławomir Rybicki:

Dzień dobry. Witam wszystkich państwa bardzo serdecznie na pięćdziesiątym pierwszym posiedzeniu Komisji Regulaminowej, Etyki i Spraw Senatorskich.

Punkt 1. porządku obrad: rozpatrzenie sprawozdania z wydatków budżetowych biur senatorskich X kadencji Senatu RP za okres od 1 stycznia 2022 r. do 31 grudnia 2022 r.

W dzisiejszym porządku obrad jest propozycja omówienia 1 punktu, jest to rozpatrzenie sprawozdania z wydatków budżetowych biur senatorskich X kadencji Senatu RP za okres od 1 stycznia 2022 r. do 31 grudnia 2022 r.

Czy są uwagi do porządku obrad?

Nie widzę zgłoszeń, więc uznaję, że przyjęliśmy porządek posiedzenia.

Chciałbym zapytać: czy senatorowie, którzy chcieli wziąć udział w posiedzeniu komisji w sposób zdalny, są zalogowani?

(Głos z sali: Ci, którzy się zgłosili, tak.)

Dziękuję bardzo.

Proszę państwa, Komisja Regulaminowa, Etyki i Spraw Senatorskich zgodnie ze swoimi kompetencjami, jak co roku, rozpatruje sprawozdanie z wydatków budżetowych biur senatorskich.

Witam na posiedzeniu komisji ministra, szefa Kancelarii Senatu, pana Adama Niemczewskiego oraz panią dyrektor Annę Białkowską, dyrektor Biura Spraw Senatorskich.

I nie przedłużając, oddaję państwu głos z prośbą o treściwe, ale wyczerpujące sprawozdanie z wydatków biur senatorskich za rok 2022.

Proszę bardzo.

(Szef Kancelarii Senatu Adam Niemczewski: Dziękuję, Panie Przewodniczący. Szanowni Państwo, bardzo proszę o zabranie głosu panią dyrektor Białkowską, która szczegółowo przedstawi państwu informację na ten temat.)

Bardzo proszę.

Dyrektor Biura Spraw Senatorskich w Kancelarii Senatu Anna Białkowska:

Dziękuję.

Panie Przewodniczący! Wysoka Komisjo!

Przedstawię państwu pokrótce informację o sprawozdaniu zbiorczym z wydatków budżetowych biur senatorskich za rok 2022. Zostały państwu przekazane materiały, w których zamieszczono sprawozdania z 99 biur, ponieważ nad 1 rozliczeniem jeszcze procedujemy, chodzi o zamknięcie biura pana senatora Marka Plury.

Ustawa z dnia 9 maja 1996 r. o wykonywaniu mandatu posła i senatora zapewnia senatorom warunki niezbędne do skutecznej realizacji ich obowiązków wynikających ze sprawowania mandatu. Obsługę niezbędną do wykonywania przez państwa senatorów obowiązków oraz pomoc merytoryczną, zwłaszcza w zakresie dostępu do opracowań specjalistycznych, literatury i ekspertyz, zapewnia i organizuje Kancelaria Senatu. Ponadto senatorowie tworzą biura senatorskie lub poselsko-senatorskie w celu obsługi swojej działalności w terenie. Senator może realizować swoją działalność terenową w wybranym okręgu lub okręgach wyborczych. Na pokrycie kosztów związanych z funkcjonowaniem biura senatorowi przysługuje ryczałt na zasadach i w wysokościach określonych wspólnie przez marszałka Sejmu i marszałka Senatu. Środki te nie mogą być wykorzystywane na inne cele niż określone w poprzednim zdaniu, tj. na pokrywanie kosztów związanych z funkcjonowaniem biura senatorskiego. Senator w ramach tych środków ustala wynagrodzenia pracowników biur. Warunki organizacyjno-techniczne tworzenia, funkcjonowania i znoszenia biur określa marszałek Senatu.

W przypadku senatorów określane to zarządzenie marszałka Senatu z dnia 7 listopada 2019 r. w sprawie warunków organizacyjno-technicznych tworzenia, funkcjonowania i znoszenia biur. Zarządzenie to stanowi, że ryczałt na pokrycie kosztów związanych z funkcjonowaniem biura senatorskiego obejmuje wypłacane miesięczne środki finansowe na funkcjonowanie biura senatorskiego, przeznaczone – i tu warto podkreślić – w szczególności na wynagrodzenia pracowników biura, koszty ich podróży i szkoleń lub umów, koszty reprezentacyjno-promocyjne, opłaty i zakupy infrastrukturalne i wyposażenie, koszty przejazdów samochodami związane z wykonywaniem mandatu, koszty przejazdów taksówkami związane z wykonywaniem mandatu. W zarządzeniu tym mówi się również o kosztach remontów i zakupie mebli oraz kosztach opinii, ekspertyz i tłumaczeń ze względu na roczny i kadencyjny limit wydatków na te cele. Niektóre z tych wydatków są limitowane.

Państwo senatorowie do dnia 31 stycznia każdego roku, w przypadku zakończenia kadencji Senatu lub wygaśnięcia mandatu w trakcie kadencji w terminie 60 dni od jej zakończenia lub wygaśnięcia mandatu, przekazują do Kancelarii Senatu sprawozdanie z wydatkowanych środków finansowych oraz informację o odsetkach z tytułu oprocentowania otrzymanych środków na rachunku bankowym. Środki niewykorzystane w danym roku na cele, o których mowa powyżej, zwiększają środki, jakie mogą być wydatkowane na te cele w latach następnych. Dopiero na koniec kadencji lub po wygaśnięciu mandatu w trakcie trwania kadencji senator zwraca do Kancelarii Senatu środki finansowe niewydatkowane z otrzymanych ryczałtów na pokrycie kosztów związanych z funkcjonowaniem biura senatorskiego.

Senatorowie do 30 kwietnia 2022 r. przekazywane mieli środki i suma tych środków miesięcznie wynosiła 17 tysięcy 200 zł, zaś od maja ta kwota wynosiła 19 tysięcy zł. Raz w roku kalendarzowym wypłacane są senatorom środki w wysokości 3 tysięcy zł z przeznaczeniem na opinie, ekspertyzy i tłumaczenia. Środki na dodatkowe wynagrodzenia roczne, nagrody jubileuszowe wypłacane są na podstawie odrębnych przepisów i na wniosek senatora. Oczywiście mówimy tutaj o pracownikach biur. Wydatki poniesione na wymienione cele muszą zostać rozliczone przez senatorów w sprawozdaniach rocznych.

Sprawozdania z wydatków poniesionych na funkcjonowanie biura senatorskiego za rok 2022 senatorowie składali do Kancelarii Senatu terminowo, od dnia 11 stycznia 2023 r. do 31 stycznia 2023 r. Tak jak wcześniej wspomniałam, nie zostało złożone sprawozdanie przez pana senatora Marka Plurę, który zmarł 20 stycznia 2023 r. Mandat pana senatora wygasł i po śmierci pana senatora prawa i obowiązki senatora wynikające z funkcjonowania i znoszenia biura przechodzą na marszałka Senatu. Urzędem podległym marszałkowi Senatu, wykonującym zadania organizacyjno-techniczne związane z działalnością Senatu i jego organów oraz udzielającym pomocy senatorom w wykonywaniu mandatu senatorskiego, jest Kancelaria Senatu. Kwestie związane z rozliczeniem biur senatorskich należą do właściwości Biura Spraw Senatorskich. Prace nad rozliczeniem biura pana senatora Marka Plury są w toku, zmierzają ku końcowi.

Poniższe dane przekazane Wysokiej Komisji stanowią zbiorcze sprawozdanie z wydatków budżetowych biur senatorskich za rok 2022. Sprawozdanie obejmuje: środki wypłacane senatorom co miesiąc z przeznaczeniem na bieżące funkcjonowanie, środki wypłacane senatorom raz na rok z przeznaczeniem na pokrycie kosztów opinii, ekspertyz i tłumaczeń oraz środki przekazywane senatorom na wypłatę pracownikom biur senatorskich dodatkowego wynagrodzenia rocznego i nagród za wieloletnią pracę.

W sprawozdaniu za rok 2022 wydatki na biura senatorskie zostały ujęte w podziale na 25 grup. Największą grupę, 42,31%, stanowiły wynagrodzenia wraz z pochodnymi, i te wydatki wzrosły proporcjonalnie do roku 2021. Wynagrodzenia w 2021 r. były na poziomie 41,54%. Następnym wydatkiem co do wielkości, o istotnym znaczeniu procentowym były wydatki na przejazdy senatorów samochodem w związku z pełnieniem mandatu, tj. 13,51%. Te wydatki zmniejszyły się w zestawieniu z danymi z poprzedniego roku. W poprzednim roku były one na poziomie 15,15%. Trzecią pozycję co do wysokości wydatków stanowiły te za utrzymanie lokalu, czynsz, opłaty za media, podatki i inne opłaty lokalne. Były one na poziomie 12,08% i też nieznacznie spadły w porównaniu z rokiem 2021. Następnie uplasowały się… Ja może tylko wymienię, nie będę porównywać, chyba że państwo, Wysoka Komisja chce porównania…

(Wypowiedź poza mikrofonem)

Dobrze.

Następną grupę stanowiły wynagrodzenia wraz z pochodnymi wypłacane na podstawie zawartych przez senatora umów zleceń i o dzieło, tj. 7,31%. Kolejne grupy to: wydatki reprezentacyjne – 5,06%; inne wydatki związane z funkcjonowaniem biura senatorskiego – 4,71%; obsługa prawna, księgowa, rachunkowa i bankowa biura senatorskiego – 2,55%; zakup materiałów biurowych, prasy, wydawnictw, środków czystości i składników majątku trwałego niepodlegającego ewidencji – 2,08%; zamieszczanie ogłoszeń, informacji o działalności parlamentarnej senatora – 1,96%; usługi telekomunikacyjne związane z wykonywaniem mandatu senatorskiego – 1,57%; promocja Senatu i jego działalności – 1,32%; podróże służbowe osób delegowanych przez senatora – 1,29%; opinie i ekspertyzy, tłumaczenia, w tym kwota pokryta ze środków finansowych otrzymanych na ten cel, czyli ta osobna – 0,9%, zakup usług poligraficznych – 0,79%…

(Wypowiedź poza mikrofonem)

Tak? Dobrze. Jeśli państwo senatorowie będziecie chcieli, Wysoka Komisja będzie chciała, to przekażę informacje co do dalszych udziałów procentowych wydatków.

W ramach innych wydatków związanych z funkcjonowaniem biura senatorskiego senatorowie wykazali w sprawozdaniach za 2022 r. najczęściej wydatki poniesione na zakup oraz aktualizacje oprogramowania komputerowego, pozostałe ogłoszenia w mediach, koszty związane z transportem mebli i wyposażenia, dostęp do VideoSejm, dostęp do systemu Lex, utrzymanie serwera, domeny, hostingu, tablice informacyjne, szyldy biur senatorskich, oklejanie witryny lokalu biura senatorskiego, usługi graficzne, reklamowe, fotograficzne, informatyczne, marketingowe, koszty przejazdu autostradą, koszty organizacji i udziału w konferencjach, zwrot kosztów używania samochodu prywatnego przez pracownika do celów służbowych w wyjazdach lokalnych, długoterminowy wynajem samochodu, sesja zdjęciowa wizerunkowa, zakup zdjęć z bazy multimedialnej, przygotowanie filmu z tłumaczeniem, obsługa spotkań z wyborcami, administrowanie biurem, założenie systemu alarmowego w biurze senatorskim, polisa ubezpieczeniowa, niszczenie dokumentów, czyszczenie dywanów, pranie firan.

Analiza złożonych sprawozdań ujawniła pewne nieprawidłowości. Do najczęściej występujących problemów przy sporządzaniu sprawozdania i rozliczaniu otrzymanych środków za 2022 r. należą: prawidłowe ujęcie otrzymanych środków finansowych, wysokość środków niewydatkowanych w poprzednich okresach sprawozdawczych, wysokość środków wydatkowanych w poprzednich okresach sprawozdawczych – w kwocie wyższej od otrzymanych środków. Kolejnym problemem było właściwe zakwalifikowanie wydatków i przyporządkowanie ich do poszczególnych kategorii sprawozdania.

Zgodnie z przepisami wspomnianego zarządzenia nr 16 marszałka Senatu biura senatorskie podlegają kontroli. Kontroli dokumentacji finansowej dokonuje Biuro Spraw Senatorskich. W roku 2022 zostało zaplanowane do przeprowadzenia 30 kontroli. Typowanie biur odbywa się za pomocą specjalnego algorytmu, dowodów księgowych i innej dokumentacji finansowej biur senatorskich. W okresie od marca do grudnia 2022 r. Biuro Spraw Senatorskich przeprowadziło kontrolę dokumentacji finansowej 29 biur. Kontrola dotyczyła oczywiście wydatków za rok 2021. Po przeprowadzonych i zakończonych kontrolach państwo senatorowie musieli złożyć 26 korekt. Jedna kontrola za 2021 r. jeszcze jest prowadzona i tu też będzie korekta.

Do najczęściej pojawiających się błędów i przyczyn korekt należały: niewłaściwe ujęcie wydatków niezwiązanych z pełnieniem mandatu senatora i prowadzeniem biura senatorskiego, ujęcie w wydatkach biura zapłaconych odsetek z tytułu nieterminowych opłat i kosztów upomnień, niewłaściwe zakwalifikowanie wydatków do poszczególnych kategorii w sprawozdaniu.

Należy jeszcze zwrócić uwagę na to, że z dniem 1 stycznia 2023 r. uległo zmianie wiele zapisów zarządzenia marszałka Senatu nr 16 z listopada 2019 r. Nie chcę przedłużać, ale jeśli państwo będziecie chcieli, to oczywiście powiem o tych zmianach w zarządzeniu i w samym druku sprawozdania. Oczywiście przygotowany jest też do tego program w Excelu, żeby ułatwić państwu, pracownikom biur senatorskich późniejsze pisanie sprawozdań.

Przewodniczący Sławomir Rybicki:

Dziękuję bardzo.

Otwieram dyskusję.

Czy ktoś z państwa senatorów chciałby zabrać głos w dyskusji, zadać pytanie, ewentualnie zgłosić jakieś uwagi, propozycje do tego mechanizmu finansowania i rozliczania działalności biur senatorskich?

Nikt się nie zgłasza.

To ja zadam pytanie o zmianę zarządzenia marszałka, o której pani dyrektor wspomniała, bo rozumiem, że ona wychodzi naprzeciw oczekiwaniom senatorów i raczej upraszcza sposób rozliczania, a nie go komplikuje.

Szef Kancelarii Senatu Adam Niemczewski:

Może tak. Zacznę od tego, że na ile pan marszałek może, to pod wpływem pani dyrektor i naszych doświadczeń w obsłudze biur senatorskich zmieniamy to, upraszczamy, ale wychodzimy również naprzeciw potrzebom państwa senatorów, np. cywilizujemy coś takiego, jak najem długoterminowy samochodów i leasing. Ponieważ to nie było uregulowane, a ta sprawa była również przedmiotem dyskusji wśród posłów, udało się to uregulować. Wiemy, że to jest uregulowane, a to jest wyjście naprzeciw tak naprawdę rzeczywistości gospodarczej, jaka jest w kraju. Wszyscy wiemy o tym, że to następuje. Również senatorowie powinni mieć prawo do korzystania z samochodów w tej formie.

Przy tej okazji, jeżeli mogę powiedzieć…

(Przewodniczący Sławomir Rybicki: Proszę bardzo.)

…to przy analizie przepisów ustawy…

(Rozmowy na sali)

(Przewodniczący Sławomir Rybicki: Panowie Senatorowie, prośba o…)

(Głos z sali: Słuchamy.)

…o wykonywaniu mandatu posła i senatora, szczególnie tego art. 23, o którym tu mówimy, czyli o rozliczaniu biur senatorskich, nasuwa się refleksja, że ustawodawca jest niekonsekwentny, ustawodawca mówi, że posłom i senatorom przysługuje ryczałt, jednocześnie w zdaniu następnym zaprzecza sobie i mówi, że środki te nie mogą być wykorzystane na inne cele niż określone w zarządzeniu marszałków Sejmu i Senatu, wspólnym zarządzeniu. Czyli tak naprawdę z jednej strony mówimy o ryczałcie, o tym, że jest pewna określona kwota, z drugiej strony mówimy…

(Przewodniczący Sławomir Rybicki: Przepraszam, Panie Ministrze, chodzi o ustawę o wykonywaniu mandatu posła i senatora?)

Tak.

Jednocześnie mówimy… Przepraszam, bo ja tak od tego zarządzenia nr 16 przeszedłem do szerszego punktu widzenia.

Moim zdaniem, jako prawnika, powinno być tak, że skoro ustawodawca mówi „ryczałt”, to tak naprawdę na posłach i senatorach spoczywa to, jak wydają środki na biura senatorskie. To już od dawna jest problem, spotykamy się z tym często, np. w przypadku środków na transport dla senatorów, dlaczego tyle kilometrów, a nie więcej albo mniej. Nie są w stanie… Tego nie da się udowodnić, nie da się przeprowadzić jakiegoś sensownego procesu myślowego i wysnuć wniosku, dlaczego na prowadzenie… Teoretycznie to jest na prowadzenie biur senatorskich, ale inne wydatki na ten cel ponosi senator z Warszawy, a inne wydatki ponosi senator spoza Warszawy. To pokazuje jednocześnie absurd rozliczenia czegoś takiego jak ryczałt. Ryczałt to jest kwota z góry określona, senator ma ją wydać na biura i powinien ją wydawać zgodnie ze swoją wolą, i jeżeli uzna… A rozlicza się przed wyborcami.

Przewodniczący Sławomir Rybicki:

Dziękuję za to wyjaśnienie.

Ja słucham tego z zainteresowaniem i też z aprobatą. Uważam, że klasa polityczna, parlament w przyszłości powinien zmierzać do tego, żeby takie biurokratyczne podejście do funkcjonowania senatorów i biur senatorskich, jako zaplecza organizacyjnego, jednak upraszczać. To są środki publiczne, więc powinny być publicznie rozliczane i dostępne publicznie, ale to, na co senator wydaje pieniądze, czy więcej na obsługę prawno-administracyjną, czy na podróże, to jest jego decyzja i jego sprawa. Zgadzam się, że ta kwestia powinna być przedmiotem…

Szef Kancelarii Senatu Adam Niemczewski:

Z tego też wynikają błędy, o których mówiła tutaj pani dyrektor, czyli niewłaściwe zakwalifikowanie do kategorii.

Przewodniczący Sławomir Rybicki:

Tak. To jest utrapienie w działalności biur senatorskich i poselskich od dawna i to oczywiście wymaga jakiejś refleksji.

Czy są pytania i uwagi do pana ministra lub do pani dyrektor?

Jeśli nie ma, to uznaję, że komisja przyjęła do wiadomości informację o działalności biur senatorskich w roku 2022 i wydatkowaniu środków na funkcjonowanie biur senatorskich.

Dziękuję bardzo.

(Szef Kancelarii Senatu Adam Niemczewski: Dziękuję bardzo.)

Zamykam posiedzenie Komisji Regulaminowej, Etyki i Spraw Senatorskich.

(Koniec posiedzenia o godzinie 16 minut 20)