Odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania dotyczące naboru ofert oraz procedury ich rozpatrywania

1. Kto może ubiegać się o dofinansowanie zadania?
   Zgodnie z art. 4d. ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz.U.2016.239 j.t. wraz ze zm.) o dofinansowanie zadania mogą ubiegać się zarejestrowane w Polsce organizacje  pozarządowe, którymi są:
   1) niebędące jednostkami sektora finansów publicznych w rozumieniu ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych lub przedsiębiorstwami, instytutami badawczymi, bankami i spółkami prawa handlowego będącymi państwowymi lub samorządowymi osobami prawnymi,
   2) niedziałające w celu osiągnięcia zysku
   - osoby prawne lub jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, którym odrębna ustawa przyznaje zdolność prawną, w tym fundacje i stowarzyszenia  z wyjątkiem partii politycznych, związków zawodowych i organizacji pracodawców, samorządów zawodowych oraz fundacji utworzonych przez partie polityczne.
   Działalność pożytku publicznego może być prowadzona także przez:
   1)   osoby prawne i jednostki organizacyjne działające na podstawie przepisów o stosunku Państwa do Kościoła  Katolickiego w Rzeczypospolitej Polskiej,
   o stosunku Państwa do innych kościołów i związków wyznaniowych oraz o gwarancjach wolności sumienia i wyznania, jeżeli ich cele statutowe obejmują prowadzenie działalności pożytku publicznego;
   2)  stowarzyszenia jednostek samorządu terytorialnego;
   3)  spółdzielnie socjalne;
   4)   spółki akcyjne i spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz kluby sportowe będące spółkami działającymi na podstawie przepisów ustawy z dnia 25 czerwca 2010 r. o sporcie (Dz. U. z 2014 r. poz. 715 oraz z 2015 r. poz. 1321 i 1932), które nie działają w celu osiągnięcia zysku oraz przeznaczają całość dochodu na realizację celów statutowych oraz nie przeznaczają zysku do podziału między swoich udziałowców, akcjonariuszy i pracowników.
2. Jak długo musi istnieć organizacja żeby ubiegać się o dofinansowanie?
   Procedura zlecania zadań publicznych w zakresie opieki nad Polonią i Polakami za granicą nie przewiduje ograniczeń w tym zakresie.
3. Czy jedna oferta może zostać złożona przez więcej niż jedną krajową organizację pozarządową?
   Regulacje przyjęte w zakresie sprawowania przez Senat opieki nad Polonią i Polakami za granicą nie dopuszczają formuły wniosku wspólnego.
4. Jakie są minimalne i maksymalne kwoty dofinansowania jednego zadania?
   Ustalona  procedura  zlecania  zadań  publicznych w zakresie opieki nad Polonią i Polakami za granicą nie zakłada ani minimalnej ani maksymalnej kwoty dofinansowania jednego zadania.
5. Jaka jest maksymalna wysokość kosztów pośrednich?
   Maksymalna wysokość kosztów pośrednich wynosi 11% dotacji celowej.
6. Ile krajów maksymalnie może być objętych zadaniem?
   Nie ma ograniczeń co do liczby krajów, jakie może obejmować jedno zadanie.
7. W jakim terminie zadanie powinno być zrealizowane?
   Zadanie musi być zrealizowane w trakcie roku budżetowego, tj. pomiędzy 1 stycznia 2018 roku a 31 grudnia 2018 roku. Procedura nie przewiduje zadań wieloletnich.
8. Czy w przypadku zadań realizowanych przed ogłoszeniem wyników naboru ofert możliwe jest ponoszenie przez oferenta kosztów realizacji zadania?
   W przypadku podjęcia pozytywnej decyzji przez Prezydium Senatu co do dofinansowania zadania, które już trwa, rozliczeniu podlegać będą jedynie koszty poniesione w terminie realizacji zadania.
9. Czy muszę wypełnić wszystkie załączniki do oferty?
   Składający ofertę zobowiązany jest do wypełniania wszystkich załączników do oferty. Wyjątek stanowi załącznik nr 6, który winien być wypełniany tylko w przypadku zadań polegających  na  budowie,  przebudowie  lub  remoncie  obiektu  budowlanego z wyjątkiem remontu bieżącego.
10. Czy koniecznym jest wypełnienie załącznika nr 3, jeżeli jest to pierwsze zadanie organizacji?
    Tak. W takim przypadku należy w załącznika nr 3 podać informację, że organizacja nie ma doświadczenia w zakresie opieki nad Polonią i Polakami za granicą. Jeżeli założyciele organizacji mają takie doświadczenie, należy to opisać w tym załączniku.
11. Czy konieczne jest dołączanie do oferty listów intencyjnych?
    Rekomendujemy załączenie listów intencyjnych. Brak tych listów nie jest brakiem formalnym oferty.
12. W jakiej formie złożyć ofertę? Czy tylko elektronicznie, czy również w formie papierowej?
    Ofertę należy złożyć wyłącznie w formie elektronicznej za pośrednictwem Generatora Ofert.
13. Czy istnieje możliwość poprawienia oferty?
    W przypadku wystąpienia uchybień formalnych lub rachunkowych w ofercie, organizacja zostanie wezwana do ich usunięcia w terminie 7 dni od dnia otrzymania wezwania. O ile uchybienia nie zostaną usunięte w terminie, ofertę pozostawia się bez rozpatrzenia.
14. Jak wygląda procedura rozpatrywania ofert?
    Procedurę rozpatrywania ofert określają:
    1) uchwała nr 8 Prezydium Senatu z dnia 23 września 2016 r. w sprawie zasad zlecania zadań publicznych w zakresie opieki nad Polonią i Polakami za granicą,
    2) zarządzenie nr 11 Szefa Kancelarii Senatu z dnia 29 września 2016 r.  w sprawie wzoru oferty realizacji zadania publicznego w zakresie opieki nad Polonią i Polakami za granicą oraz trybu postępowania Kancelarii Senatu w sprawach dotyczących zlecania tych zadań.
    Wypełniona oferta na realizację zadania publicznego składana jest za pośrednictwem Generatora Ofert. Oferta analizowana jest  przez  Biuro   Polonijne   pod   względem   formalnym   oraz   rachunkowym. W przypadku oferty zawierającej uchybienia formalne lub rachunkowe Biuro Polonijne wzywa oferenta do ich usunięcia. Następnie ofertę opiniuje Zespół Finansów Polonijnych – organ doradczy Szefa Kancelarii Senatu. Opinia Kancelarii Senatu przedkładana jest Komisji Spraw Emigracji i Łączności z Polakami za Granicą. Ostateczną decyzję odnośnie przyznania bądź nieprzyznania  dofinansowania podejmuje Prezydium Senatu, po zapoznaniu się z opiniami Kancelarii Senatu oraz Komisji Spraw Emigracji i Łączności z Polakami za Granicą.
15. Kiedy będzie ustalony harmonogram rozpatrywania ofert?
    Harmonogram rozpatrywania ofert zostanie określony przez Prezydium Senatu po zakończeniu wstępnej analizy przedłożonych ofert.
16. Gdzie i kiedy będzie ogłoszona decyzja Prezydium Senatu o przyznaniu dotacji na 2018 r.?
    Niezwłocznie po podjęciu decyzji przez Prezydium Senatu na stronie internetowej Senatu zostanie umieszczona uchwała Prezydium Senatu o zleceniu zadań do  realizacji i przyznaniu dotacji na ich wykonanie.
17. Czy otrzymamy informację o przyznaniu/nie przyznaniu dotacji?
    Tak, informacja w formie pisemnej o przyznaniu/nieprzyznaniu dotacji będzie przesłana do organizacji.
18. Kto może być beneficjentem?
    Beneficjentem dotacji może być organizacja polonijna bądź środowisko polonijne  w danym obszarze geograficznym. Beneficjentami mogą być też indywidualne osoby pochodzenia polskiego.
19. Kto może być partnerem?
    Partnerem oferenta może być organizacja polonijna, bądź organizacja/instytucja polska, które nie mogą same składać ofert na realizację zadań, a będą brały udział w realizacji zadania.
20. Czy Prezydium Senatu może zmniejszyć wnioskowaną kwotę dotacji?
    Prezydium rozpatrując oferty może przyznać całą kwotę wnioskowanej dotacji, przyznać dotację tylko w części bądź w ogóle nie przyznać dotacji.
21. Czy można odwołać się od decyzji Prezydium Senatu?
    Nie, decyzja Prezydium Senatu jest ostateczna. Prezydium Senatu nie uzasadnia swoich decyzji.
22. Czy koniecznym jest zapewnienie minimum 5% finansowania zadania z innych źródeł niż dotacja z Kancelarii Senatu?
    Tak, obowiązujące regulacje prawne zakładają dofinansowanie z dotacji na poziomie nie wyższym niż 95 % całkowitego kosztu zadania. Pozostałe 5% organizacja jest zobowiązana zapewnić z innych źródeł. W ramach pozostałych źródeł organizacja może m.in. zapewnić wkład rzeczowy lub osobowy.
23. Czym są koszty pośrednie?
    Koszty pośrednie, to koszty niezbędne do prawidłowej realizacji zleconego zadania, których  nie  można  przypisać  wprost  do  poszczególnych  jego  działań.  Są  to w przeważającej większości wypadków koszty administracyjne, organizacyjne i osobowe polskiej organizacji pozarządowej otrzymującej dotację z Kancelarii Senatu. Można je podzielić na kilka grup:
    -  koszty administracyjne organizacji realizującej zadanie, np.: czynsz za pomieszczenia biurowe i magazynowe, zużycie energii elektrycznej i cieplnej, opłaty za wodę i ścieki, zakup artykułów biurowych, opłaty bankowe, ubezpieczenia,
    -  koszty organizacyjne – komunikacja z partnerami i kontrahentami, np.: koszty połączeń telefonicznych, utrzymanie dostępu do Internetu, opłaty pocztowe, podróże służbowe w celach organizacyjnych, w tym koszty paliwa (jeżeli pracownik organizacji podróżuje w celu realizacji zadania jako np. wykładowca, wychowawca, jest to koszt programowy),
    - koszty osobowe, tj. wynagrodzenia i pochodne pracowników organizacji, koordynatora, księgowej, obsługi administracyjnej zadania.
24. Jak wyliczyć procentowy udział kosztów pośrednich w dotacji ogółem?
    Procentowy udział kosztów pośrednich w dotacji ogółem wyliczany jest zgodnie z następującym wzorem:
    
    W formularzu oferty procentowy udział kosztów pośrednich w dotacji ogółem obliczany jest automatycznie według formuły zawartej w tabeli. Prosimy o niezmienianie formuł w plikach.
25. Jak wyliczyć procentowy udział dotacji w kosztach całkowitych?
    Procentowy udział dotacji ogółem w kosztach całkowitych wyliczany jest zgodnie z następującym wzorem:
    
    W formularzu oferty procentowy udział dotacji w kosztach całkowitych obliczany jest automatycznie według formuły zawartej w tabeli. Prosimy o niezmienianie formuł w plikach.
26. Czy będzie można ubiegać się o dofinansowanie kolonii polonijnych?
    Zgodnie z uchwałą Prezydium Senatu nr 9 z dnia 23 września 2016 r. w sprawie określenia kierunków działań na rzecz Polonii i Polaków za granicą w latach 2017– 2019 będzie można składać oferty na dofinansowania kolonii polonijnych.
    Kierunek 1.2 Organizacja wydarzeń uzupełniających kształcenie:
    1.2.1. kolonie,    półkolonie    i    wycieczki    organizowane    w    krajach    zamieszkania (powiązane z realizowanym programem edukacyjnym)
    1.2.2.kolonie,     obozy,    pobyty    integracyjno-edukacyjne     w    Polsce,     wymiana międzyszkolna.