SenatRzeczypospolitejPolskiej

Podstawą funkcjonowania parlamentów jest zasada autonomii. Pozwala ona na uchwalanie własnych regulaminów oraz decydowanie o strukturze i kompetencjach swoich organów wewnętrznych. Jedną z gwarancji niezależności Izby od pozostałych organów państwa jest posiadanie własnego aparatu urzędniczego, dysponującego osobnym budżetem.

Kancelaria Senatu została utworzona uchwałą Prezydium Senatu z 1 września 1989 r. Jako urząd podlega marszałkowi. Urzędnicy kancelarii są apolityczni, przepisy zakazują im publicznego manifestowania swoich poglądów politycznych. Na czele kancelarii stoi szef Kancelarii Senatu w randze ministra, powoływany i odwoływany przez marszałka Senatu. Jest zwierzchnikiem służbowym pracowników kancelarii, a za jej działalność odpowiada przed marszałkiem Senatu.

Zadania kancelarii to zapewnienie sprawnego funkcjonowania Senatu i jego organów, szczególnie obsługi posiedzeń Izby, oraz pomoc senatorom w sprawowaniu mandatu. Najważniejszą rolą Kancelarii Senatu jest dbanie o prawidłowe funkcjonowanie Senatu jako organu ustawodawczego. Zadanie to powierzone zostało Biuru Prac Senackich i Biuru Legislacyjnemu, a w zakresie spraw Unii Europejskiej – Biuru Spraw Międzynarodowych i Unii Europejskiej.

Podstawowe funkcje Biura Prac Senackich to przygotowywanie, obsługa i dokumentowanie posiedzeń Senatu i komisji senackich. Biuro prowadzi sekretariaty komisji senackich, z wyjątkiem Komisji Spraw Unii Europejskiej, sporządza także sprawozdania stenograficzne z posiedzeń Izby i komisji senackich. Biuro zajmuje się też sprawami dotyczącymi działalności lobbingowej prowadzonej na terenie Senatu.

Biuro Legislacyjne przygotowuje od strony prawnej proces rozpatrywania ustaw uchwalonych przez Sejm, podejmowania inicjatyw ustawodawczych i uchwał Senatu, czuwa nad zgodnością przebiegu obrad z Regulaminem Senatu. Sporządza analizy prawne z zakresu tworzenia prawa i działalności legislacyjnej Izby, opiniuje projekty prawne Unii Europejskiej, przedstawia uwagi związane z wykonywaniem orzeczeń Trybunału Konstytucyjnego.

Zadania Biura Spraw Międzynarodowych i Unii Europejskiej to obsługa wszelkich kontaktów zagranicznych Senatu i koordynacja działań wynikających z zadań Izby związanych z członkostwem naszego kraju w Unii Europejskiej. Szczególnym obowiązkiem biura jest merytoryczne i organizacyjne przygotowywanie prac Komisji Spraw Unii Europejskiej. Biuro koordynuje także współpracę komisji senackich z odpowiednimi komisjami w parlamentach innych państw i Parlamencie Europejskim, organizuje współpracę Senatu z międzynarodowymi instytucjami parlamentarnymi oraz przygotowuje służbowe zagraniczne wyjazdy senatorów i pracowników kancelarii.

Gabinet Marszałka Senatu zajmuje się merytoryczną i organizacyjną obsługą działalności publicznej i państwowej marszałka i prezydium Izby. Koordynuje ich współpracę z partnerami zewnętrznymi, w tym z Polonią i Polakami za granicą, samorządami terytorialnymi i organizacjami pozarządowymi. Zapewnia także obsługę sekretarską, m.in. uzgadnia i przygotowuje spotkania z udziałem marszałka i wicemarszałków, prowadzi sprawy patronatów. Biuro odpowiada też za obsługę posiedzeń Prezydium Senatu i Konwentu Seniorów.

Do zakresu działań Biura Komunikacji Społecznej należą obsługa kontaktów Senatu z obywatelami, udzielanie informacji o pracy Senatu oraz działalność edukacyjna i popularyzatorska. Biuro odpowiada także na nieurzędowe listy kierowane do Senatu, zajmuje się obsługą procesu rozpatrywania petycji. Pracownicy biura popularyzują wiedzę o Senacie m.in. poprzez publikacje, działania edukacyjne, organizację wystaw i grupowego zwiedzania siedziby Senatu. Biuro współpracuje ze środkami masowego przekazu, informując opinię publiczną o działalności Izby, przygotowując komunikaty i organizując konferencje prasowe. Redaguje także strony internetowe Izby i Kancelarii Senatu.

Biuro Analiz i Dokumentacji zapewnia obsługę ekspercką i informacyjną organów Senatu, senatorów i Kancelarii Senatu. Do jego zadań należą przygotowywanie i dostarczanie analiz, ekspertyz i opracowań tematycznych; udostępnianie informacji i statystyk niezbędnych w pracy Senatu, w tym m.in. w zakresie problematyki polonijnej, a także dokumentowanie i archiwizacja pracy Izby. W Archiwum Senatu, wchodzącym w skład biura, gromadzone i opracowywane są dokumenty powstające w toku pracy Izby i jej organów, a także nagrania audiowizualne posiedzeń Senatu. Biuro współpracuje ze służbami badawczo-analitycznymi i archiwalnymi parlamentów zagranicznych.

Zadaniem Biura Spraw Senatorskich jest organizacyjno-prawna obsługa senatorów, m.in. pomoc w organizowaniu i prowadzeniu biur senatorskich, prowadzenie spraw osobowych senatorów, spraw związanych z zakwaterowaniem ich w Warszawie i z transportem w kraju. Biuro udziela senatorom konsultacji i udostępnia opinie prawne, gromadzi i udostępnia informacje o pełnieniu mandatu oraz o senatorach i ich biurach, zajmuje się sprawami klubów, kół i zespołów senackich. Prowadzi też rejestr korzyści i sprawy związane z senatorskimi oświadczeniami majątkowymi.

Do zakresu działań Biura Prawnego i Spraw Pracowniczych należy prawno-organizacyjna obsługa Kancelarii Senatu, a przede wszystkim opracowywanie wewnętrznych zarządzeń i prowadzenie postępowań o zamówienia publiczne. Biuro zajmuje się także polityką kadrową i sprawami pracowniczymi Kancelarii Senatu.

Biuro Finansowe prowadzi sprawy finansowe Kancelarii Senatu, m.in. każdorazowo opracowuje projekt jej budżetu.

Biuro Informatyki odpowiada za informatyczną i poligraficzną obsługę Kancelarii Senatu, w tym za przygotowywanie jej publikacji do druku.
Organizacyjno-techniczną obsługą Kancelarii Senatu zajmuje się Biuro Administracyjne. Administruje majątkiem Kancelarii Senatu, zaopatruje w niezbędne materiały i sprzęty oraz zapewnia obsługę gastronomiczną i środki transportu.

Pion Ochrony Informacji Niejawnych dba o należyte zabezpieczenie informacji niejawnych Kancelarii Senatu, zapewnia prawidłowy obieg dokumentów i przesyłek przychodzących do kancelarii i wychodzących z niej.

Zadaniem Samodzielnego Stanowiska Audytu Wewnętrznego jest ocena systemów zarządzania i kontroli w Kancelarii Senatu pod względem ich adekwatności i skuteczności, a zwłaszcza zgodności z prawem prowadzonych działań, gospodarności i wiarygodności finansowej.

Profesjonalną obsługę prawną Kancelarii Senatu zapewnia Zespół Radców Prawnych.

Biuro Komunikacji Społecznej, 2011